Suomalainen sukupuu -tietokannassa on nimiä, paikannimiä ja ammatteja käsitelty seuraavasti:

Etunimet

Ensimmäinen etunimi on suomalaistettu, ellei kyseessä ole selvästi alue, jossa käytetään vierasperäisiä nimiä.
Rippikirjoissa tai syntyneiden kirjassa esiintyvä nimi on eräissä tapauksissa merkitty sulkuihin. Näitä sulkuihin merkittyjä nimiä poistetaan yhdenmukaistettaessa eri kerääjien keräämiä sukutietoja.
Jos etunimiä on kaksi, toinen nimi on useimmissa tapauksissa jätetty kirkonkirjojen kirjoitusasun mukaiseksi.
Esimerkiksi kirkonkirjoista löytyvä Johan Anshelm voi olla alkuperäisen kirjoitusasun lisäksi muodossa Juho (Johan) Anshelm, Juho Anshelm tai Juho Anselmi. Lempinimiä ja lisänimiä on merkitty lainausmerkkeihin ja sulkumerkkeihin.

Sukunimet

Sukunimenä on käytetty ensisijaisesti jossakin dokumentissa henkilölle tai henkilön vanhemmille merkittyä sukunimeä.
Jos henkilölle ei ole löytynyt sukunimeä (esim. pelkkä patronyymi) on käytetty sukunimenä talon nimeä, mikäli
henkilö on kuulunut talon isäntäväkeen (talolliset, torpparit jne perheineen).
Jos henkilö on isännöinyt talossa ja merkitty talon nimelle, mutta myöhemmin muuttanut toiseen taloon,
on vanha nimi säilytetty ja sen eteen on merkitty e. (esimerkiksi Virtanen, e.Nieminen).
Palvelusväki on säilytetty vanhempiensa nimellä, jos muuta nimeä ei ole löytynyt. Heille on merkitty uusi sukunimi, jos sellainen
merkinnöistä löytyy tai jos ovat asettuneet asumaan jonnekin omaan talouteen. Palvelusväelle on annettu sukunimi isäntäperheen mukaan vain, jos se henkilöllä on myöhemminkin ollut käytössä, vaikka kirjoissa palvelusväki onkin joskus merkitty isäntäperheen sukunimellä. Näin esimerkiksi syntymämerkinnöissä kun palvelusväki on saanut lapsia tai muuttomerkinnöissä.

Perheen lapsille on merkitty sukunimeksi perheen nimi silloin kun lapsi on kuollut tai muuttanut pois perheestä. Näin elossa olevilla sisaruksilla on sukunimi saattanut vaihtua vielä perheessä asuessaan.

Myös talon nimi on saattanut vaihtua. Jos nimi on vaihtunut talon jakamisen yhteydessä, on uuden nimen saaneen osan asukkaille annettu edellä kuvatulla tavalla uusi sukunimi. Joskus talolla on kaksi nimeä (esimerkiksi Isotalo eller Mattila), on perheelle merkitty se, joka on jäänyt käyttöön.

Henkilöiden lempi- ja lisänimet on merkitty lainausmerkkeihin ja joskus sulkuihin.

Vaikka henkilöiden tunnistamisessa patronyymi ja erilaiset lisänimet ovat olleet merkittävässä asemassa eikä sukunimiä välttämättä ole
käytetty, on edellä kuvattu menettely valittu helpottamaan perherakenteiden seurantaa ja etsimistä tietokannasta.

Paikannimet

Syntymä- ja kuolinpaikat on pyritty kirjaamaan alueen nykyään tunnettujen paikkanimien mukaan. Näin mm. helpotetaan Googlen karttaa tunnistamaan paikkojen sijainti. Esimerkiksi Ikaalisten seurakunta on aikoinaan ollut iso alue. Myöhemmin siitä itsenäistyivät mm. Kankaanpään ja Honkajoen seurakunnat. Paikkojen nimet ovat myös muuttuneet, esimerkiksi Hongonjoesta tuli Honkajoki. 
Esimerkiksi syntymäpaikka voitaisiin merkitä useilla määritteillä: Ikaalinen (seurakunta), Hongonjoki (kappeli tai alue), Vataja (kylä), Isotalo (talo), Viitala (torppa). Käytännössä merkintä on muodossa Honkajoki, Vataja, Viitala tai joskus on kirjattu kaikki neljä paikkaa..

Amerikkalaiset paikannimet on kirjoitettu päinvastaiseen järjestykseen; kylä, kaupunki, maakunta, osavaltio, USA. Osavaltiot on usein lyhennetty virallisella kaksikirjaimisella lyhenteellä.

Kaste-, rippi- ja vihki- ja hautauspaikat on merkitty sen seurakunnan nimellä, jonka tiedoista merkintä löytyy. Seurakunnallisten tapahtumien paikkana on siis seurakunta. Muissa, kuten syntymä- ja kuolinpaikka, käytetään maantieteellistä sijaintia.

Ammatit

Ammattinimikkeet on merkitty pääasiallisen ammatin mukaisina, esimerkiksi renki, jos henkilö on ollut kuollessaan renkinä. Jos renki perusti torpan, on ammatiksi merkitty torppari. Jos torppa on myöhemmin itsenäistynyt, on ammattina tilallinen tai talollinen. Yleensä ei ole eroteltu kruununtorpparia tai -talollista, ratsutilallista tai perintötalollista.

Ammattinimikkeiksi katsottavat löysä, irtolainen, itsellinen yms on merkitty alueella käytettävän ilmaisun mukaisina.

Vaimoille ei pääsääntöisesti ole ammatteja merkitty. Jos vaimo on esim. hoitanut tilaa puolisonsa kuoltua tai
ammatti on erikseen merkitty kirkonkirjoihin, on se merkitty myös sukupuuhun.

Ammattien yhteyteen on useasti merkitty myös muita tärkeimpiä tehtäviä, kuten kuudennusmies, kirkkovahti, postinkantaja, kansanedustaja sekä oppiarvoja.

Muut merkinnät

Sotapalvelusta ja rikoskirjan merkintöjä on merkitty, jos niillä voi katsoa olevan merkitystä. Esimerkiksi henkilöon kaatunut sodassa tai kuollut vankilassa. Joissakin tapauksissa on merkintöjä lisätty myös kuvaamaan henkilön aikakaudelle tyypillisiä ilmiöitä.

Kuolinsyy on pyritty merkitsemään.

Talojen isännyydet ja niiden siirtymiset on pyritty merkitsemään.

HUOM:
Koska tietoja keränneillä henkilöillä on ollut erilaisia käytäntöjä, on merkintätavoissa ja tietojen kirjaamisessa jonkin verran ristiriitaisuutta. Tietokantaa yhtenäistetään päivitysten yhteydessä.