Sujuva osallistuminen sukukokouksiin

Tämä on jatkoa aiempaan tekstiin sukuyhdistyksistä. Kokousten sujumisen varmistamiseksi on olemassa yhdistyslain lisäksi sovitut käytännöt eli kokoustekniikka. Erään kokoustekniikkaa opettaneen laitoksen aineistossa olleiden virheiden takia kokoustekniikkaan on juurtunut muutamia vääriä termejä ja menettelyjä. Sittemmin virheitä on korjattu. Sinänsä pienistä muotoseikoista poikkeamisesta ei ole erityistä haittaa, jos kokous muuten sujuu, mutta eri tavalla koulutettujen on hankala kokoustaa sujuvasti. Mitä suurempi kokous, sitä tärkeämmässä asemassa on kokoustekniikka. Yleensä suurissa kokouksissa kokoonkutsujat ja puheenjohtaja ovat hyvin asioiden tasalla ja kokoukset menevät sujuvasti. Joskus jopa niin sujuvasti, että osallistujien on syytä olla valppaana.

Seuraavassa esitellään kokoustekniikkaa tavallisen sukuyhdistyksen jäsenen näkökulmasta. Jäsenellä riittää yleiskuva kokouksen kulusta ja termeistä. Kokouksen toimihenkilöillä tulee olla oikeat menettelyt sitä tarkemmin tiedossa, mitä isompi kokous on. Seuraavassa kokoustamiseen liittyviä termejä.

Säännöt

Rekisteröidyllä yhdistyksellä on oltava säännöt, jota yhdistysrekisteri on hyväksynyt. Sääntöjen laatimisessa on suurta apua erilaisista mallisäännöistä. Sääntömuutokset on myös hyväksyttävä kuten säännöt. Sääntöjen lisäksi yhdistyksen toimintaa ohjaa yhdistyslaki. Yhdistyksellä voi olla lisäksi johtosääntö, toimintaohjeita, työjärjestys ja muita vastaavia, joita ei lueta varsinaisiksi yhdistysrekisterissä hyväksytyiksi säännöiksi. Nämä eivät kuitenkaan saa olla ristiriidassa sääntöjen tai lain kanssa.

Hallitus

Yhdistyksen hallitusta voidaan kutsua myös johtokunnaksi. Se vastaa yhdistyksen juoksevien asioiden hoitamisesta ja toimintasuunnitelman toteutumisesta. Se ei tarkoita, että hallituksen jäsenet tekevät kaikki työt. Hallituksen lisäksi yhdistyksen organisaatiossa voi olla vuosikokouksen tai hallituksen asettamia toimikuntia, työryhmiä, jaostoja, asiantuntijoita ja vastaavia sekä tekemiseen osallistuvia työntekijöitä tai talkoolaisia. Sihteeri ja taloudenhoitaja voivat olla kokonaan yhdistyksen ulkopuolisia, mutta heidänkin työstään vastaa hallitus.

Vuosikokous

Yhdistyksen sääntömääräiseen kokoukseen voi jokainen jäsen osallistua niin kuin säännöissä on sanottu. Yleensä isommalla yhdistyksellä kokouksia on kaksi; syyskokous, jossa päätetään seuraavan vuoden asioita, kuten toimintasuunnitelma ja talous jäsenmaksuineen sekä muodollisesti tärkeämpi kevätkokous, jossa mm. käsitellään edellinen vuosi toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen avulla, sekä myönnetään tili- ja vastuuvapaus. Kokoukset voidaan yhdistää yhteen kokoukseen, jolloin toimintasuunnitelma vahvistetaan vasta kevätkokouksessa.

Sukuyhdistysten kohdalla sallittu käytäntö on, että yhdistyksen varsinainen kokous pidetään vain joka kolmas vuosi. Tilinpäätös ja tilintarkastus (toiminnantarkastus) on kuitenkin tehtävä tilikausittain.

Jäsen voi osallistua yhdistyksen kokoukseen pelkäämättä joutuvansa tehtävään, jota ei hallitse. Kaikista luottamustehtävistä voi aina kieltäytyä. Jäsenmaksun maksaminen on oikeastaan ainoa velvollisuus. Mutta jos kaikki kieltäytyvät, ei toimintaakaan ole. Siksi omien kykyjen ja ajankäytön puitteissa on kohtuullista odottaa jäsenten osallistuvan yhteiseen toimintaan.

Tilikausi

Tilikausi on se ajanjako, jonka tapahtumat kirjataan kirjanpitoon, tarkastetaan ja käsitellään vuosikokouksessa. Yleensä tilikausi on kalenterivuosi.

Kokouskutsu

Kokouskutsu on yhdistyksen sääntöjen mukainen tapa kutsua koolle yhdistyksen, hallituksen tai jonkin muun yhdistyksen toimielimen kokous. Siinä ilmoitetann vähintään kokouksen aihe, aika, paikka ja ajankohta sekä kutsuja. Kokouskutsun antamisen aikataulusta ja sisällöstä voi yhdistyksellä olla erilaisia sääntöjä. Yhdistyksen kokouksen kutsu on varsin tarkasti määritelty.

Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokouksen alussa se todetaan juhlavan tuntuisesti lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Yhdistyslaki ei tuollaista muodollisuutta tunne, mutta se kuuluu vakiintuneeseen kokouskäytäntöön ja on yleensä mainittu yhdistyksen omissa säännöissä. Usein tässä yhteydessa tarkistetaan vain koollekutsuminen ja päätösvaltaisuus. Koollekutsujan on oltava se taho, jonka tehtäväksi se on yhdistyslaissa tai säännöissä asetettu. Päätösvaltainen kokous on, kun paikalla on säännöissä määritelty määrä osallistujia. Jos säännöissä ei ole muuta mainintaa, on esimerkiksi yhdistyksen kokouksessa käytännössä minimimäärä 3 hlö (Kts. kohta Kokouksen toimihenkilöt). Päätösvaltaisuuden kannalta vähintään yhtä tärkeätä on todeta päätösvaltaisuus suhteessa kokouksessa käsiteltäviin asioihin. Päätösvallasta on säädetty yhdistyslaissa ja yhdistyksen säännöissä. Esimerkiksi hallitus ei voi päättää asioista, jotka ovat yhdistyksen kokouksessa päätettäviä tai yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät asiat on tuotava esiin sääntöjen mukaisesti hallituksen valmistelun kautta.

Asialista

Asialista on valmisteltu luettelo kokouksessa käsiteltävistä asioista. Vuosikokouksen asialistan valmistelee hallitus ja siitä on ohjeita yhdistyksen säännöissä. Asian saamisesta kokouksen asialistalle on myös olemassa sääntöjä. Yleensä asialistan valmistelee koollekutsuja yhdessä asiantuntijoiden kanssa. Kokouksessa asialistaa ei erikseen tarvitse vahvistaa. Jos asialista kuitenkin vahvistetaan, ei sitä enää saisi muuttaa - ei ainakaan, jos joku kokouksessa paikalla olleista on jo poistunut.

Esityslista

Esityslista on asialista, jossa kunkin asian kohtaan on valmiiksi kirjattu päätösesitys. Näin kokouksen valmistelija tuo esiin yhden tai useamman valmistellun näkökulman ja perusteluja. Esimerkiksi SSHY:n sääntöjen mukaan kevät- ja syyskokouksessa hyväksytään kokouksen esityslista. Asialistalla on siis ns. pohjaesitykset. HUOM! Esityslistalla oleva esitys poikkeaa kokouksesta tehdystä esityksestä siten, että sitä ei tarvitse kannattaa ennen vaihtoehdoista äänestämistä. Kokouksessa esityslistaa ei erikseen tarvitse vahvistaa. Jos esityslista kuitenkin vahvistetaan, ei sitä enää saisi muuttaa - ei ainakaan, jos joku kokouksessa paikalla olleista on jo poistunut.

Työjärjestys

Työjärjestys on kirjallinen tai muutoin vakiintunut ohjeistus siitä miten kokouksessa toimitaan. Työjärjestyksellä voidaan esimerkiksi määrätä puheenvuorojen pyytämistapa ja niihin käytettävä aika sekä puheen pitämistapa (paikaltaan, puhujakorokkeelta), kokouksen tauot jne. Yleensä sukuyhdistyksen kokous ei tarvitse työjärjestystä.

Työjärjestyspuheenvuoro

Kokouksen osallistuja voi pyytää puheenjohtajalta työjärjestyspuheenvuoron, joka tulee myöntää ohi varsinaisten puheenvuorojen. Työjärjestyspuheenvuorossa ei saa ottaa kantaa käsiteltävään asiaan, vaan kokouksen menettelyihin. Näitä voivat olla puheenvuorojen rajoittaminen, asian käsittelyn tai koko kokouksen keskeyttäminen tai lykkääminen, tärkeä ilmoitus kokoukselle tms. Puheenjohtajan tulee tietää, koska työjärjestyspuheenvuorossa esitetty ja kannatettu asia on sellainen että se käsitellään heti. Käytännössä työjärjestyspuheenvuorot ovat sukuyhdistyksissä harvinaisia.

Kokouksen toimihenkilöt

Tavanomainen kokous tarvitsee minimissään 3 toimihenkilöä, puheenjohtajan ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Puheenjohtaja vastaa siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja, joten välttämättä ei tarvita erillistä sihteeriä. Tili- ja vastuuvapauden myöntävässä kokouksessa tarvitaan joku, joka ei ole tili- ja vastuuvelvollinen. Kokouksen osallistujalla voi siis olla useampi rooli, mutta jos osallistujia on paikalla, kannattaa työt jakaa. Varmuuden vuoksi koollekutsuja voi tarkistaa etukäteen, että sopivat ehdokkaat löytyvät kaikkiin tehtäviin. Muuten voi käydä niin että kenelläkään ei ole mukana välineitä sihteerin tehtäviä varten.

Esimerkkejä

Kokouskutsun merkintä ”Hyväksytään kokouksen työjärjestys.” Tämä ei tarkoita kokouksen asialistan tai esityslistan hyväksymistä, vaan kokoukselle laadittujen menettelytapojen käsittelyä ja hyväksymistä.

Kokouskutsun merkintä: ”Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi.” Tämä on yksi virheellisen aineiston sisältämistä kohdista. Tämä ei ole mahdollista, koska esityslista ja työjärjestys ovat kaksi eri asiaa (kts. edellä). Esityslistaa tai asialistaa ei yleensä erikseen tarvitse hyväksyä, mutta voi olla tarpeen todeta, jos listalla on poikkeuksellisia asioita. Myös kokouksen osallistujien aikataulujen vuoksi asioiden käsittelyjärjestystä voi olla tarpeen muuttaa.

Erimielisyyksien ratkaiseminen

”Asiat riidelköön, eivät ihmiset”, on hyvä ohje tilanteissa, joissa ollaan eri linjoilla. Toivottavasti yhdistyksissä tulee esiin monenlaisia näkemyksiä ja niistä keskustellaan. Mutta toivottavasti mikään yhdistys ei ajaudu tilanteeseen, jossa asioista ei voida sopia sääntöjen mukaisessa järjestyksessä keskustelemalla ja tarvittaessa äänestäen. Tämä ei tarkoita, että jokaisen osallistujan pitää kantaa vastuu enemmistön tekemästä huonosta päätöksestä.

Jos kokous tekee päätöksen osallistujan vastustuksesta huolimatta (esitystä ei kannatettu tai se ei voittanut), voi osallistuja kirjauttaa päätökseen eriävän mielipiteensä ennen kuin asia todetaan loppuun käsitellyksi. Eriävällä mielipiteellä osallistuja välttää mahdollisen taloudellisen ja moraalisen vastuun. Eriävää mielipidettä ei tietenkään tule kirjauttaa kuin oikeasti merkittävissä asioissa. Jos joku joku asianosainen (vaikka ulkopuolinen) näkee tarpeelliseksi, yhdistystä vastaan voi nostaa moitekanteen alioikeudessa.

Asian käsittely kokouksessa

Kokouksessa asiat käsitellään yleensä ennalta määrätyssä järjestyksessä ja muodollisesti. Näin menetellään erityisesti sääntömääräisten kokousten kohdalla. Työryhmien kokouksissa on vähemmän osallistujia ja esimerkiksi jo päätettyyn asiaan voidaan aika sujuvasti yhteisellä päätöksellä palata.

Asian käsittelyn aluksi kokouksen puheenjohtaja tai asiantuntija esittelee asian ja mahdolliset päätösesitykset, jonka jälkeen puheenjohtaja avaa keskustelun. Keskustelun aikana puheenjohtaja kirjaa esiin tulevat ehdotukset ja niiden kannatukset. Keskustelu päätetään, kun puheenvuoroja ei enää ole pyydetty. Puheenjohtaja toteaa kaikki ehdotukset ja niiden kannatukset. Jos ehdotuksia on vain yksi, se tulee kokouksen yksimieliseksi päätökseksi. Jos ehdotuksia on useita, puheenjohtaja laatii ja ehdottaa kokoukselle äänestysjärjestyksen ja äänestystavan.

Vaali

Henkilövalinnoissa käytetään tarvittaessa vaalia. Sukuyhdistyksissä ei voi suositella käytettäväksi suhteellisia vaaleja ja ehdottoman enemmistön vaalikin on tarpeen harvoin. Sujuvinta on käyttää suljettua lippuäänestystä ja yksinkertaista enemmistöä, jossa kukin äänestäjä merkitsee lippuunsa niin monta ehdokasta kuin paikkoja on käytettävissä. Eniten ääniä saanut valitaan ja tasatilanteissa arpa ratkaisee. Käytännössä yhdistyksissä on joskus päinvastainen tilanne, halukkaita ei löydy kaikkiin tehtäviin. Jos näyttää että henkilöitä ei löydy, yhdistyksen hallituksen täytyy itse toimia tai asettaa valiokunta valmistelemaan henkilövalintoja etukäteen. Tästä huolimatta kokouksessa kuka tahansa äänioikeutettu voi esittää omia ehdokkaitaan. Jos ennakolta ei rajata, vaalissa voi äänestää myös muita kuin asetettuja ehdokkaita.

Ponsi

Ponsi on kokouksessa hyväksyttävä päätös, joka liitetään tehtyyn päätökseen toivomuksena, ehdotuksena tai velvoitteena, mutta ponsi ei saa olla ristiriidassa päätöksen kanssa. Sukuyhdistyksessä harvemmin tarvitaan ponsia, mutta esimerkiksi sellainen voi liiittyä sukujuhlan järjestämispaikan valintaan. "Kokous lisäsi päätökseen toivomusponnen, että järjestelytoimikunta tarkistaa esteettämän liikkumisen mahdollisuudet."

Pöytäkirjan tarkastaminen

Tavallinen rivijäsen päätyy helposti yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjan tarkastajaksi tai ääntenlaskijaksi. Ääntenlaskenta on harvoin hankala tehtävä ja tarvittaessa puheenjohtaja neuvoo. Pöytäkirjan tarkastaminen on tärkeä tehtävä, se ei ole pelkkä nimen kirjoittaminen. Kun osallistuja valitaan pöytäkirjan tarkastajaksi, täytyy hänen tehdä itselleen tarvittavat muistiinpanot, jotta voi tarkastaa, onko pöytäkirja yksityiskohtineen kokouksen kulun mukainen. Ennen pöytäkirjan tarkastusta sen allekirjoittaa vähintään puheenjohtaja. Yleensä pöytäkirjan tarkastaja kirjoittaa nimensä varatulle paikalle ja kirjoittaa nimikirjaimensa jokaiselle irtosivulle. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös niin, että se luetaan kokouksessa ja hyväksytään heti. Myös tässä tapauksessa tehdään tarkastusmerkintä.

Etäosallistuminen kokoukseen

Yhdistyslain mukaan säännöissä voidaan mahdollistaa osallistuminen kokoukseen postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Tästä on yhdistyslaissa kohtia, jotka on huomioitava jo säännöissä. Osallistumien verkkokokouksen avulla onnistuu vaikka ulkomailta ja se voi laajalle levinneessä sukuyhdistyksessä olla hyvinkin kätevä menettely. Kannattaa huomioida.

Lopuksi

Yhdistyksen jäsenen kannattaa osallistua kokouksiin. Näin saa tietoa, mitä yhdistyksessä tehdään, minne rahat käytetään ja kaikenlaisiin epäselviin asioihin voi kysyä lisätietoa. Osallistumalla oppii myös siitä, miten yhdistyksissä asioita hoidetaan ja miten niissä voi vaikuttaa. Ehkä myös kiinnostus yhdistyksen toimintaa kohtaan kasvaa ja jäsenet saavat aikaan enemmän toimintaa. Avoimuuteen ja jäsenistön aktivoimiseen kannattaa yhdistyksen toiminnassa koko ajan pyrkiä.

Useissa yhdistyksissä on säännöissä esimerkiksi rajoitettu puheenjohtajan ja muun hallinnon toimikausia. Tämä on järkevää, jotta toiminta pysyy vireänä eikä kaikki vastuu kerry muutamalle henkilölle vuodesta toiseen. Yhdistyksen parasta ajattelevat toimijat osaavat myös itse väistyä, jos havaitsevat sen aiheelliseksi. On myös tapauksia, joissa yhdistyksen kannalta olisi tarpeen tehdä muutoksia, mutta keskeiset henkilöt valtaavat paikkansa vuodesta toiseen. Tällainen yhdistyksen klikkiytyminen on jollakin aikavälillä toiminnalla tuhoisaa. Tässä mitataan yhdistyksen päätöksentekojärjestelmän toimivuus. Muutosta haluavien on vain tuotava esiin oma näkemyksensä yhdistyksen päätöksentekojärjestelmän mukaisesti. Vanhan fraasin mukaan pahimmassa tapauksessa vaihtoehto on se huomoin, eli yhdistyksestä eroaminen, jos toiminta ei miellytä.

On paljon yhdistyksiä, joiden toiminta on hiipunut ja näiden joukossa on myös sukuyhdistyksiä. Tällaisella yhdistyksellä voi olla omaisuuttakin. Toimet yhdistyksen toiminnan uudelleen käynnistämiseksi voi tehdä kuka tahansa jäsen ja periaatteessa kuka tahansa, jonka asiaa yhdistyksen olisi käsiteltävä. Jos hallitus ei kokousta voi kutsua tai ei muuten ole valmis kutsumaan, aluehallintovirasto auttaa asiassa yhdistyslain mukaisesti.

Jatkossakin voi tulla tekstejä yhdistystoimintaan liittyen, seuraa sivua tai tilaa itsellesi oikeasta yläkulmasta syöte. Kysymyksiä saa esittää ja lisätietoja kysyä.

A. Miettinen, R Salomäki