Perustaako oma sukuseura?

Seuraavassa esitetään muutamien kokeneen yhdistystoimijan näkemyksiä sukututkimusseuran tai sukuyhdistyksen perustamisesta. Olisihan se mukava tavata livenä niitä henkilöitä, joita sukututkimukseen on kirjannut. Ihan kuin sukukirjan teossa, tässäkin ehdotetaan ensin selvitettäväksi muutama asia etukäteen:

1. Minkälaiselle joukolle yhdistyksen haluat perustaa?

Yhdistyksen perustamiseen riittää 3 vähintään 15-vuotiasta henkilöä, mutta käytännössä toimiakseen yhdistys tarvitsee kymmenkunta toimijaa, vaikka tehtäviä voi yhdistää ja eri tehtävissä voi toimia yhdistyksen ulkopuolisiakin. Yhdistyksen perustamiseen löytyy tietoa sukuseurojen keskusliiton, patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja verohallinnon sivuilta. Myös kokeneet yhdistysihmiset voivat auttaa ja antaa vinkkejä. Katso kuitenkin onko sopivaa yhdistystä jo olemassa. Toisen kunnan nimeä kantava sukututkijoiden yhdistys ottanee mielihyvin jäseniä naapurikunnastakin. Ja sukuseuroihin voivat olla tervetulleita muutkin kuin suvun jäsenet.

Yhdistys kannattaa perustaa vasta kun suunnitelmissa on sellaista taloudellista toimintaa ja sitoumuksia, joihin tarvitaan rekisteröity yhdistys. Alkuun voi lähteä vapaamuotoisesti ja rekisteröityä vasta kun se on tarpeen.

2. Yhdistys ja verotus?

Yhdistys voi olla yleishyödyllinen, jolloin se saa erityiskohtelua verotuksessa. Yleishyödyllisyys edellyttää yhdistyksen rekisteröimistä. Kuitenkin vakiintuneen verotuskäytännön mukaan esimerkiksi luokkaretkeä järjestäviä toimikuntia pidetään verotuksen ulkopuolella, vaikka ovat rekisteröimättömiä yhdistyksiä. Ehtoina on pienimuotoinen toiminta, tulojen jakaminen tasan ja toiminnan liittyminen opetukseen. Muutoin rekisteröimätön yhdistys toimii toimijoidensa nimissä ja tulos verotetaan heidän tulonaan.

Rekisteröityneitäkään sukuseuroja ei pidetä yleishyödyllisinä, jos jäseneksi ei pääse kuka tahansa sen toiminnasta kiinnostunut. Useilla sukuseuroilla on tähän liittyen menossa erilaisia toimenpiteitä, kuten sääntömuutoksia.

3. Yhdistyksen byrokratia?

Yhdistyksen myötä tulee byrokratiaa, eli jonkin verran muotoseikkoja ja hallinnollista työtä. Sukuseurojen kohdalla hallinnointia on helpotettu niin että vuosikokousta ei tarvitse pitää joka vuosi, kerran kolmessa vuodessa riittää. Tilit on kuitenkin päätettävä vuosittain ja tositteet säilytettävä määräajan. Kirjanpito vaatii hieman ammattitaitoa, tilinpäätös ja -tarkastus on tehtävä ja vastuuvapaus myönnettävä.

Yhdistyksen perustaminen on ohjeita noudattaen varsin helppoa ja Suomea sanotaankin yhdistysten luvatuksi maaksi, jossa yhdistyksiä on paljon ja aina yksi sopii lisää. Jos ajattelee yhdistyksen perustamista, se ei ainakaan näihin muotovaatimuksiin saa kaatua. Mallisääntöjen avulla säännötkin on melko helppo laatia sellaiseksi että PRH ne hyväksyy.

Rekisteröimättömään yhdistykseen sovelletaan soveltuvin osin samoja hallinnollisia sääntöjä, vaikka sillä ei voi olla yhdistyksenä omaisuutta eikä se voi tehdä sitoumuksia.

4. Yhdistyksen toiminta?

Yhdistys perustetaan sen toimintaa varten. Toiminnasta kiinnostuneita tulee olla vähintään 3 ja yhdistyksen jäsenyyden tulee olla periaatteessa kaikkien kiinnostuneiden saatavissa. Jäsenille tulee tietenkin myös velvollisuuksia, ainakin jäsenmaksun maksaminen. Sukuseuroissa toimintamuotoina ovat yleensä yhteisten julkaisujen kokoaminen, yhteiset retket ja tapahtumat, jäsenjulkaisut, jäsenmateriaali ja mitä yhdistyksen kokous sitten sääntöjen ja yhdistyslain puitteista toimintasuunnitelmaan haluaakaan.

Monet yhdistykset teettävät yhdistykselle pöytästandaarin, viirin, rintamerkin, asusteita ja muuta teemaan liittyvää. Myynti on toimintaa tukevaa varainhankintaa, mutta sukuseuroilla siis voitollinen tulos on verotettavaa, ellei yleishyödyllisyyden vaatimus täyty.

Arpajaisten, iltamien ja muun erityisen varainhankinnan järjestäminen on mahdollista oikeastaan vain rekisteröidylle yhdistykselle, muutoin se on yksityishenkilöiden toimintaa ja he vastaavat siitä henkilökohtaisesti. Rekisteröity yhdistys vastaa asioista yhdistyksenä, mutta toki silloinkin vastuu voi henkilöityä, jos kyse on esimerkiksi selvästä huolimattomuudesta tai laiminlyönnistä.

5. Yhdistyksen vaihtoehdot?

Jos ei ole mitään erityistä syytä perustaa yhdistystä, joka hallinnoi omaa talouttaan ja toimintaansa, voi perustaa vapaamuotoisen ryhmän, joka ei siis ole edes rekisteröimätön yhdistys. Sillä ei voi olla omaa pankkitiliä eikä muuta omaisuutta, jokainen maksaa omat kulunsa, omaisuus on aina jonkun tai joidenkin omaa, muodollisuudet eivät rajoita. Porukkaa voi kuitenkin kutsua koolle, serkkutapaamisen järjestää, ohjelmaa kehitellä ja muutenkin toimintaa saa järjestää. Mutta jos keräät erityistä jäsen-, osallistumis- tai muuta maksua, on se kuluilla vähennettynä kerääjän verotettavaa tuloa. Ja vähintään yksinkertainen kirjanpito tarvitaan, ellei kyse ole puhtaasti paikalla syntyvien kustannusten jakamisesta.

Vapaamuotoisen ryhmän alustana voi olla Facebook, LinkeIn, Google+, WhatsApp, keskustelufoorumi (phpBB tms), oma www-sivusto tai lähes mikä tahansa verkossa toimiva ryhmäsovellus. Nämä ovat tietenkin reaaliaikaisina erittäin nopeita ja toimivia ratkaisuja. Suurin haittapuoli on se, että paljon potentiaalisia toimijoita jää kokonaan ulkopuolisiksi, jos eivät käytä lainkaan somea tai eivät omaa sovelluksen edellyttämiä taitoja.

Facebookissa on tavattoman paljon erilaisien teemojen ympärille syntyneitä sukuryhmiä. Näitä koskee sama kuin yhdistyksiäkin, toiminnan taso ja määrä riippuu täysin toimijoiden aktiivisuudesta. Tyypillisesti toiminta aaltoilee, mikä ei sinänsä ole huono asia. Hyvä että ihmisillä on monipuolisesti muutakin harrastusta.

6. Toiminnan päättyminen

Jos rekisteröidyn yhdistyksen toiminta päättyy ja sillä on omaisuutta, menee omaisuus säännöissä mainittuun tarkoitukseen. Päättämisessä on muutenkin muutama pieni hallinnollinen asia hoidettavana. Toki internetissä on paljon itsekseen lakastuneiden sukuseurojen ja muiden yhdistysten sivuja, joita ei ole kukaan vuosiin ylläpitänyt. Näin voi käydä vaikka yhdistyksellä olisi varallisuuttakin. Periaatteessa vastuussa on viimeinen valittu hallitus. Joskus myös yhdistysrekisteri siivoaa listoilta toiminnan todennäköisesti lopettaneita yhdistyksiä.

Kaikki muun muotoiset toimintaryhmät on helppo lopettaa. Yleensä toiminta päättyy näissäkin lakastumalla pois.

Vaikka toiminnan päättyessä ei olisi rahallista omaisuutta huolehdittavaksi, kannattaa myös muu omaisuus käsitellä. Sukuseurojen kohdalla se tarkoittaa pöytäkirjoja, tilikirjoja, kirjeenvaihtoa, valokuvia yms. Joku toimiva yhdistys tai museo saattaa hyvinkin olla kiinnostunut niitä säilyttämään. Lopetuksen yhteydessä olisi hyvä laatia jonkinlainen historiikki kokoamaan yhteen yhteisön elinkaarta tuleville kiinnostuneille.

7. Yhteenveto

Löydä seuraavista oma vaihtoehtosi:

Perusta rekisteröity yhdistys, jos siihen on tarvetta. Kerää riittävästi väkeä perustavaan kokoukseen. Määritelkää toiminnalle selkeä yhteinen tavoite.

Perusta rekisteröimätön yhdistys, jos taloudellista toimintaa ei ole, mutta halutaan järjestäytyä.

Perusta Facebook- tai WhatsUp -ryhmä, jos muuten vain haluat koota väkeä yhteen.

Soittele kavereilla ja sukulaisille, jos haluat järjestää kertaluontoisen tapaamisen. Kuka ties siitä voi kasvaa ryhmä, joka lopulta rekisteröityy.

Liity olemassa olevaan, samaa asiaa hoitavaan yhdistykseen ja ehdota toimintasuunnitelmaan omaa asiaasi (esimerkiksi koulutusta tai kirjan kokoamista) ja tarvittaessa sitä varten jaoston tai työryhmän perustamista.

I. Virta, K. Aho, R. Salomäki, A. Miettinen